Toplama ve Saklama

Toplama

Toplama bölümünde ise hangi kişisel verilerin toplandığı, verilerin toplama amacını, veri edinme kaynağını, veri edinme metodunu ve süreç tekrarlama sıklığını seçmelisiniz.

a. Kişisel Veri Seçme/Ekleme

Kişisel veri işleme faaliyetinin yer aldığı sürece kişisel veri ekleme için;

• "Kişisel Veri Kategorisi" bölümünden kişisel verileri kategorik olarak filtreledikten sonra "Kişisel Veri" bölümünde açılan listeden eklemek istediğiniz verileri seçebilirsiniz.
• Eklemek istediğiniz kişisel veri listede yer almıyor ise; "+" butonuna tıklayarak eklemek istediğiniz kişisel verileri tanımlayabilirsiniz. Süreçte birden çok kişi grubuna(veri sahibi) ait verilerin işlenmesi söz konusu bu bölümde eklenen veriler "Süreç Envanter Bilgisinde" eklemiş olduğunuz veri sahiplerine otomatik olarak eklenir. Kişisel veri seçme/ekleme işlemi tamamlandıktan sonra, "Detaylı Seç" butonuna tıklayarak her bir veri sahibine ilişkin işlenen verileri özelleştirebilirsiniz.

b. Toplama Amacı

İşlenen kişisel verilerin toplama amaçlarını "Toplama Amacı" bölümünde açılan listeden seçebilirsiniz. Eklemek istediğiniz toplama amacı açılan listede yer almıyor ise "+" butonuna tıklayarak yeni bir amaç ekleyebilirsiniz.

Bu bölümde eklenen amaçlar, "Süreç Envanter Bilgisinde" eklemiş olduğunuz veri sahipleri ile eklemiş olduğunuz kişisel verilere otomatik olarak eklenir. "Detaylı Seç" butonuna tıklayarak, "kişi grubu" ve "veri/veri kategorisi" bazında özelleştirme yapabilirsiniz.

c. Veri Edinme Kaynağı

İşlenen kişisel verilerin elde edinme kaynaklarını bu bölümden seçebilirsiniz. Veri edinme kaynağı listede yer almıyor ise, "+" butonuna tıklayarak yeni bir veri edinme kaynağı oluşturabilirsiniz.

Bu bölümde eklenen kaynaklar, "Süreç Envanter Bilgisinde" eklemiş olduğunuz veri sahipleri ile eklemiş olduğunuz kişisel verilere otomatik olarak eklenir. "Detaylı Seç" butonuna tıklayarak, her bir "kişi grubu" ve "veri/veri kategorisi" için elde edinme kaynağını özelleştirebilirsiniz.

d. Veri Edinme Metodu

İşlenen kişisel verilerin hangi metotlar ile elde edildiğini "Veri Edinme Metodu" bölümünden seçebilirsiniz. Eklemek istediğiniz metot açılan listede yer almıyor ise, "+" butonuna tıklayarak yeni bir veri edinme metodu ekleyebilirsiniz.

Bu bölümde eklenen metotlar, "Süreç Envanter Bilgisinde" eklemiş olduğunuz veri sahipleri ile eklemiş olduğunuz kişisel verilere otomatik olarak eklenir. "Detaylı Seç" butonuna tıklayarak, her bir "kişi grubu" ve "veri/veri kategorisi" için edinme metodunu özelleştirebilirsiniz.

e. Süreç Tekrar Sıklığı

Bu bölümden kişisel veri işleme faaliyetinin yer aldığı sürecin tekrarlanma sıklığını seçebilir veya "+" butonuna tıklaya süreç tekrar sıklığı ekleyebilirsiniz.

Saklama

a. Saklanan Kişisel Verileri ve Saklama Süresi Toplanan kişisel verilerin saklama gerektiren bir durumu söz konusu ise bu bölümü kullanarak işlenen kişisel verilerin ne kadar süreyle saklandığını belirleyebilirsiniz.

Sistem belirlemiş olduğunuz kişisel verileri otomatik olarak getirir ve seçmenize olanak sağlar. Burada hangi kişisel verilerin saklanacağını seçip ardından "Saklama Süresini Seç ve Detaylandır" butonuna tıklamanız gerekmektedir. Gelen ekran üzerinde "Zaman Türü" ve "Saklama Süresi" alanlarını doldurup "Tümüne Ata" butonuna tıklayın.

Sistem tüm kişisel verilere belirlemiş olduğunuz saklama zamanını atayacaktır. Kişisel verilerin saklama süresi birbirinden farklı ise bunu her bir kişisel veri için özelleştirebilirsiniz.

b. Saklama Ortamları Saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda saklandığını tutabilmek için varlık seçimlerini yapmanız gerekmektedir. Bu bölümden;

• Kişisel verilerin hangi "Varlık", "Dijital Varlık", "Fiziksel Varlıklar"da saklandığını seçebilir,
• Yeni bir varlık ekleyebilir,
• "Detaylı Seç" butonuna tıklayarak, her bir "kişi grubu" ve "veri/veri kategorisi" için saklama ortamını özelleştirebilirsiniz.

c. Erişen Birim/Personel

Süreç kapsamında işlenen kişisel verilere hangi Birim/Personelin eriştiğini "Erişen Birim" ve "Erişen Personel" başlığından belirleyebilirsiniz.